Politika zasebnosti OŠ LA Grosuplje

Namen politike zasebnosti je seznaniti posameznike, starše ter druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z Osnovno šolo Louisa Adamiča Grosuplje (v nadaljevanju: »šola«) o namenih in pravnih podlagah ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja šola. Večina obdelave osebnih podatkov temelji na določbah Zakona o osnovni šoli (ZOsn), Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI), Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja, Pravilnika o dokumentaciji v osnovni šoli ter zakonodaje o varstvu osebnih podatkov. Vsaka sprememba tega dokumenta bo objavljena na spletni strani šole. Z uporabo spletne strani potrjujete, da ste seznanjeni s celotno vsebino politike zasebnosti.

Upravljavec osebnih podatkov:
Osnovna šola Louisa Adamiča Grosuplje
Tovarniška cesta 14
1290 Grosuplje
e-pošta: tajnistvo(at)oslag.si
telefon: +386 (0) 1 788 88 00

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov:
DATAINFO.SI, d.o.o.
Tržaška cesta 85, SI-2000 Maribor
e-pošta: dpo(at)datainfo.si
telefon: +386 (0) 2 620 4 300
Spletna stran: www.datainfo.si

1. Nameni in pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

Ob vpisu učenca v šolo
Za vpis učenca v šolo potrebujemo naslednje podatke o učencu: ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem, ter sledeče podatke o starših: ime in priimek, naslov prebivališča, telefonska številka na katero je mogoče posredovati nujna sporočila v času, ko je učenec v šoli. Te podatke obdelujemo za potrebe izvedbe vpisnega postopka, za potrebe obveznega izobraževanja ter za potrebe izvajanja drugih z zakonom določenih nalog. Zbirka podatkov o učencu se skladno z veljavno zakonodajo hrani trajno. Zbirka podatkov o starših se skladno z veljavno zakonodajo hrani eno leto po zaključku šolanja učenca. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakonodaja.

Med potekom izobraževanja
Za obdobje izobraževanja učenca v šoli vodimo podatke o napredovanju učenca, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah. V okviru navedene zbirke vodimo sledeče osebne podatke o učencu: ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem, ter sledeče podatke o starših: ime in priimek, naslov prebivališča, telefonsko številko na katero je mogoče posredovati nujna sporočila v času, ko je učenec v šoli. Te podatke obdelujemo za potrebe obveznega izobraževanja in za potrebe izvajanja drugih z zakonom določenih nalog. Zbirka podatkov o napredovanju, izdanih spričevalih in drugih listinah se hrani trajno, zbirka podatkov o vzgojnih opominih pa se hrani eno leto po zaključku šolanja učenca. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakonodaja.

Ob zagotavljanju pomoči oziroma svetovanja
Osebni podatki, ki jih zbira svetovalna služba, se vodijo v osebni mapi učenca. Svetovalna služba začne voditi osebno mapo učenca, ki potrebuje pomoč oziroma svetovanje, tedaj ko prične voditi postopek nudenja strokovne pomoči učencu. Zbirka podatkov o učencu, ki potrebuje pomoč oziroma svetovanje, se zbira v soglasju s starši učenca (soglasje se lahko kadarkoli prekliče), razen v primeru, ko je učenec v družini ogrožen in ga je potrebno zavarovati. Zbirka vsebuje sledeče osebne podatke o učencu: ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem, podatke o napredovanju učenca, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah ter družinsko in socialno anamnezo, razvojno anamnezo, strokovno interpretirane rezultate diagnostičnih postopkov, podatke o postopkih strokovne pomoči oziroma svetovanja, dokumentacijo v zvezi s postopkom usmerjanja učenca s posebnimi potrebami in strokovna mnenja drugih institucij: centrov za socialno delo, zdravstvenih institucij, svetovalnih centrov oziroma vzgojnih posvetovalnic. Zbirka vsebuje tudi sledeče podatke o starših: ime in priimek, naslov prebivališča in telefonsko številko, na katero je mogoče posredovati nujna sporočila v času, ko je učenec v šoli. Zbirka podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje se hrani eno leto po zaključku šolanja učenca. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je privolitev in/ali zakonodaja.

Gibalne sposobnosti in morfološke značilnosti učenca
Podatke o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca vpisujemo v zbirni športnovzgojni karton in osebni športnovzgojni karton. Namen podatkovne zbirke športnovzgojni karton je ugotavljanje trendov sprememb telesnih značilnosti in gibalnih sposobnosti učencev na nacionalni ravni kot strokovna pomoč pri oblikovanju nadaljnje strategije razvoja športne vzgoje na vzgojno-izobraževalnem področju in širše, svetovanje o telesnem in gibalnem razvoju učencev, na podlagi katerega lahko učenci, ki to želijo, sami ali s pomočjo strokovnjakov ocenijo raven svojih gibalnih sposobnosti in telesnih značilnosti, si oblikujejo svoje programe vadbe ter dobijo nasvet o vključevanju v različne športne dejavnosti. Osebni podatki o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca se zbirajo ob predhodni pridobitvi pisnega soglasja staršev. Na podlagi izrecne privolitve staršev se lahko podatki iz športnovzgojnega kartona posredujejo tudi Fakulteti za šport (aplikacija SLOfit). Soglasje velja za celotno obdobje učenčevega šolanja, starši pa ga lahko kadarkoli pisno prekličejo.
Zbirka podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca vsebuje sledeče osebne podatke o učencu: ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in državo rojstva, prebivališče in državljanstvo, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem, ter podatke o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca, ki se nanašajo na: telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč, koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v submaksimalnem kontinuiranem naprezanju. Zbirka podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca se hrani eno leto po zaključku šolanja učenca. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakonodaja in privolitev.

Obdelava na osnovi privolitev staršev
Določene osebne podatke šola obdeluje samo, če starši podajo privolitev oz. soglasje. Primeri takšne obdelave:
● obveščanje staršev prek telefonske številke in/ali elektronske pošte o dejavnostih šole;
● objava skupinske in/ali posamične fotografije/posnetke učenca na šolski spletni strani;
● objava imena in priimka učenca na oglasni deski za namene obveščanja;
● objava literarnega, likovnega … izdelka in drugih dosežkov učenca skupaj z njegovim imenom in priimkom v različnih medijih;
● objava dosežkov učenca s tekmovanj: v znanju, športu, literaturi …

Podaja privolitve je prostovoljna. Privolitev lahko starši kadarkoli prekličejo z zahtevkom poslanim na šolski naslov. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem. Osebne podatke, ki jih šola obdeluje na podlagi privolitve staršev, šola hrani do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu zahteve za preklic privolitve ali zahteve za izbris šola podatke izbriše najkasneje v 15 dneh. Podatke, ki jih šola obdeluje na podlagi privolitve, lahko izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Videonadzor
V šoli se izvaja videonadzor, s pomočjo katerega spremljamo vstope in izstope v prostore šole (na podlagi 75. člena Zakona o varstvu podatkov – ZVOP-1). Kamere so nameščene v okolici glavnih in stranskih vhodov v šolo. Videonadzor šola izvaja tudi za namen varovanja posameznikov (zaposlenih, učencev, uporabnikov igrišč in drugih obiskovalcev šole) ter premoženja šole (na podlagi zakonitega interesa, kot ga določa točka (f) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe). Posnetke hrani varnostna služba največ 6 mesecev. Informacije glede izvajanja videonadzora lahko posameznik pridobi v šoli. Pravice posameznikov so opisane v tej Politiki zasebnosti.

2. Uporabniki osebnih podatkov, iznos podatkov in avtomatizirano sprejemanje odločitev

Med uporabnike podatkov sodijo pogodbeni obdelovalci, ki jih šola najame, za opravljanje določene obdelave osebnih podatkov. Šola sodeluje z: vzdrževalci infrastrukture, vzdrževalci informacijskih sistemov, ponudniki e-poštnih storitev, ponudniki programske opreme in storitev v oblaku (npr. Arnes, Microsoft, Google, IZUM, eAsistent ipd.) … Posameznik ima pravico zahtevati informacije o tem, katerim (zunanjim) uporabnikom so bili sporočeni njegovi ali otrokovi osebni podatki.

Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo
Šola osebnih podatkov ne iznaša v tretje države (države izven članic EU ter Islandije, Norveške in Liechtensteina) in v mednarodne organizacije, razen v primerih uporabe družabnih omrežij, ko se podatki lahko izvažajo v ZDA, pri čemer so razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul, ki jih je sprejela Evropska komisija in/ali zavezujočih poslovnih pravil potrjenih s strani EU.

Šola avtomatiziranega sprejemanja odločitev, kakor tudi oblikovanja profilov, ne izvaja.

3. Pravice posameznika v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico zahtevati dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave v zvezi z njim ter pravico do ugovora obdelavi in pravico do prenosljivosti podatkov. Zahteva posameznika se obravnava skladno z določbami Splošne uredbe.

Vse navedene pravice in vsa vprašanja lahko posameznik uveljavlja z zahtevkom, poslanim na naslov šole. Na zahtevek bo odgovorna oseba odgovorila najkasneje v enem mesecu po prejemu zahtevka. Ta rok se lahko ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev podaljša za največ dva dodatna meseca, o čemer bo posameznik obveščen. Uveljavljanje pravic je za posameznika brezplačno, vendar pa lahko šola zaračuna razumno plačilo v primeru, ko je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana oz. se ponavlja. V takšnem primeru lahko šola zahtevo tudi zavrne. Ob tem posameznika seznani z razlogi za zavrnitev ter s pravico do pritožbe pri nadzornem organu. V primeru, da šola dvomi o identiteti posameznika, lahko od njega zahteva dodatne informacije, ki jih potrebuje za ugotovitev njegove identitete.

Pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu lahko posameznik uveljavlja pri Informacijskemu pooblaščencu RS, Dunajska 22, 1000 Ljubljana
(e-naslov: gp.ip(at)ip-rs.si, spletna stran: www.ip-rs.si).

Politika zasebnosti velja od 30. 6. 2022 dalje.

Odgovorna oseba organizacije:
Janja Zupančič,
ravnateljica OŠ LA Grosuplje